Niniejsza klauzula realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
1. Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest USECASE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Siedmiogrodzka 7/15, 01-204 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000407979, NIP 527-267-26-96, REGON 145979425.
Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: rodo@serwis.usecase.pl lub adres siedziby Spółki.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych — nie zachodzą przesłanki określone w art. 37 ust. 1 RODO. W Spółce wyznaczono osobę odpowiedzialną za ochronę danych osobowych, dostępną pod adresem wskazanym powyżej.
2. Kogo dotyczy niniejsza klauzula
Klauzula dotyczy osób fizycznych, których dane Administrator przetwarza w związku z prowadzoną działalnością, w szczególności:
- osób reprezentujących kontrahentów oraz osób wskazanych przez kontrahentów do kontaktu i realizacji umów;
- pracowników i współpracowników kontrahentów, uczestniczących w realizacji umów zawartych z Administratorem, w tym osób korzystających z dostarczanych systemów oraz uczestniczących w szkoleniach i instruktażach;
- osób kontaktujących się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonicznie lub poprzez formularze dostępne w serwisie internetowym;
- kandydatów do pracy lub współpracy, biorących udział w procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez Administratora.
Klauzula nie dotyczy danych przetwarzanych przez Administratora w imieniu jego klientów, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. W takich przypadkach administratorem danych pozostaje klient i to on realizuje obowiązek informacyjny wobec osób, których dane dotyczą.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy, kontakt w sprawach związanych z jej realizacją | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędność do wykonania umowy; w odniesieniu do osób wskazanych do kontaktu przez kontrahenta: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na wykonaniu umowy | Przez czas trwania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | Przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Prowadzenie korespondencji i obsługa zapytań kierowanych do Administratora | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji z zainteresowanymi | Do czasu zakończenia sprawy, której dotyczy korespondencja, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw Administratora | Do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Prowadzenie rekrutacji na stanowisko lub do współpracy | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 221 Kodeksu pracy — w zakresie danych wymaganych przepisami; art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, w zakresie danych podanych dodatkowo z inicjatywy kandydata; art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w przypadku współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej | Do zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach — przez okres wskazany w treści zgody, nie dłużej niż 12 miesięcy |
| Zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych oraz serwisu internetowego | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa | Do 90 dni w odniesieniu do logów systemowych |
4. Odbiorcy danych
Odbiorcami danych mogą być podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi, w szczególności informatyczne, hostingowe, księgowe, prawne i pocztowe — wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług i na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Dane mogą być również udostępniane organom publicznym uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich ani do organizacji międzynarodowych. Dane przetwarzane są wyłącznie na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Państwu prawo do:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16 RODO);
- usunięcia danych (art. 17 RODO);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
- przenoszenia danych — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą (art. 21 RODO);
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO);
- wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt pod adresem rodo@serwis.usecase.pl.
7. Informacja o wymogu podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, jednak w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy stanowi warunek jej zawarcia — konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości zawarcia lub realizacji umowy. W zakresie rekrutacji podanie danych określonych w art. 221 Kodeksu pracy jest wymogiem ustawowym; podanie danych wykraczających poza ten katalog jest dobrowolne i odbywa się na podstawie zgody kandydata.
8. Źródło danych
W przypadku osób wskazanych do kontaktu lub realizacji umowy przez kontrahenta, dane pozyskiwane są od tego kontrahenta. Zakres przetwarzanych danych obejmuje wówczas w szczególności imię i nazwisko, stanowisko lub pełnioną funkcję, służbowy adres poczty elektronicznej oraz służbowy numer telefonu.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na osobę, której dane dotyczą.
10. Zmiany klauzuli
Administrator zastrzega możliwość aktualizacji niniejszej klauzuli. Aktualna wersja publikowana jest pod adresem https://www.usecase.pl/rodo.